Quanto costa un'assunzione sbagliata a una PMI

Il costo che vedi: stipendi e contributi

Se una persona resta tre mesi e poi va via, o devi interrompere il rapporto, hai pagato tre mensilità di stipendio e contributi per un lavoro che spesso non è stato produttivo. I primi mesi sono quelli in cui la persona impara: rende meno e assorbe tempo dagli altri.

Questo costo da solo può già valere diverse mensilità. Ma è solo l'inizio.

Il tempo del titolare

Nelle PMI la ricerca la fa quasi sempre il titolare, la sera o nei ritagli di tempo. Scrivere l'annuncio, leggere i CV, telefonare, fare colloqui, decidere: sono ore sottratte ai clienti, alla produzione, alla crescita. Quando l'assunzione va male, tutto questo tempo va speso di nuovo.

Prova a dare un valore alle tue ore. Spesso è il costo più alto di tutta l'operazione, anche se nessuno lo mette a bilancio.

La formazione persa

Ogni nuovo ingresso richiede qualcuno che spieghi, affianchi, corregga. Può essere un collega, un capo reparto o tu stesso. Se la persona se ne va, quella formazione è persa e va ripetuta con chi arriva dopo. In ruoli tecnici o commerciali la formazione può durare settimane o mesi.

La squadra che si stanca

Quando una posizione resta scoperta, o è coperta male, qualcuno deve fare il lavoro al posto suo. Gli straordinari aumentano, la stanchezza pure. Se la situazione si ripete, chi lavora bene inizia a guardarsi intorno. È uno dei costi più pericolosi, perché un'assunzione sbagliata può portare alla perdita di una persona brava.

Clienti e reputazione

Un commerciale sbagliato può trascurare clienti importanti. Un addetto all'accoglienza poco cortese può far perdere clienti senza che tu te ne accorga. Un operaio poco attento può generare scarti e ritardi nelle consegne. Questi effetti si vedono tardi e sono difficili da misurare, ma spesso valgono più degli stipendi pagati.

Il costo dell'opportunità

C'è infine tutto ciò che non hai fatto. Il cliente nuovo non seguito, il progetto rimandato, l'ordine rifiutato perché mancava personale. Quando un'assunzione sbagliata ti costringe a ricominciare, i mesi persi sono mesi in cui l'azienda poteva crescere.

Come ridurre il rischio

Non esiste un metodo che azzeri il rischio, ma si può ridurre molto. Ecco le leve principali.

• Definisci il ruolo per iscritto prima di cercare, con requisiti indispensabili e desiderabili
• Cerca le persone dove sono, non solo con un annuncio
• Usa domande filtro per fermare subito chi non è adatto
• Aggiungi un test attitudinale pensato per il ruolo
• Fai colloqui strutturati, con le stesse domande per tutti
• Prepara un inserimento con affiancamento e un confronto a fine mese

Un esempio per fare i conti

Prendi un ruolo operativo qualsiasi. La persona resta tre mesi: hai pagato stipendi e contributi, un collega l'ha affiancata per buona parte del primo mese, tu hai speso diverse serate tra annunci, telefonate e colloqui. Quando se ne va, la posizione resta scoperta per altre settimane e chi c'è fa straordinari. Poi ricominci da capo.

Se provi a mettere in fila tutte queste voci, anche in modo approssimativo, il totale spesso sorprende. E non hai ancora considerato i clienti serviti peggio o gli ordini rimandati. Per un ruolo commerciale o manageriale il conto può crescere molto di più, perché gli effetti di una scelta sbagliata durano mesi.

Perché nelle PMI pesa di più

In una grande azienda un errore di assunzione si diluisce tra centinaia di persone e uffici dedicati. In una PMI no: ogni persona copre un pezzo importante del lavoro, spesso senza un sostituto pronto. Se il magazziniere manca, il magazzino rallenta. Se il commerciale non funziona, una parte del fatturato si ferma. Se la receptionist sbaglia, i clienti lo notano subito.

Per questo, nelle aziende piccole, investire nella scelta conviene più che altrove. Non serve un ufficio del personale: servono un metodo chiaro e qualche strumento giusto.

Cosa fare se ti accorgi di aver sbagliato

Se dopo qualche settimana capisci che la persona non è adatta, non aspettare troppo sperando che migliori da sola. Parlane apertamente, chiarisci cosa non funziona e dai un tempo preciso per vedere dei cambiamenti. Se non arrivano, è meglio chiudere entro il periodo di prova e ripartire con una ricerca impostata meglio. Rimandare la decisione fa solo crescere il costo.

Come fare il conto nella tua azienda

Prova a ricostruire l'ultima assunzione andata male. Quante ore hai dedicato a leggere curriculum e fare colloqui? Quanto tempo hanno perso i colleghi per formare la persona? Quanti errori, ritardi o clienti scontenti ci sono stati nei mesi in cui è rimasta? Quanto è costato ricominciare da capo?

Scrivere questi numeri, anche in modo approssimativo, cambia la prospettiva. Quasi sempre il costo vero è molto più alto dello stipendio dei mesi lavorati, perché include il tempo del titolare e il lavoro che nel frattempo non è stato fatto.

Questo esercizio serve anche a decidere quanto investire nella prossima ricerca. Spendere qualche ora in più per filtrare bene i candidati all'inizio è quasi sempre più conveniente che rimediare dopo.

Tre segnali da non ignorare nelle prime settimane

Un inserimento sbagliato di solito si vede presto. Fai attenzione a ritardi ripetuti senza spiegazioni, a domande che dopo settimane sono ancora le stesse dei primi giorni e a tensioni continue con i colleghi. Affrontare questi segnali subito, con un confronto diretto, permette di correggere la rotta o di chiudere il rapporto in prova prima che il costo aumenti.

Ragionare sul costo totale

Quando valuti quanto investire in una ricerca, confronta la spesa con il costo di un errore, non con zero. Un metodo che costa qualcosa ma riduce in modo serio la probabilità di sbagliare spesso conviene, soprattutto per ruoli chiave. E se il compenso è legato al risultato, il rischio di pagare per niente si riduce ancora.